Jedna od najvažnijih i najmoćnijih formi komunikacije u kontekstu poslovanja jesu sastanci.
Pritom, treba nagalasiti da su interni sastanci također važni i to su sastanci na kojima prisustvuju svi zaposleni, tu su naravno i sastanci koji uključuju partnere, kupce i sve one koji se nalaze izvan firme, ali su s njom na bilo koji način povezani.
Zašto su sastanci važni
Evo nekoliko ključnih razloga zašto bi sastancima trebalo da se bavite podjednako ozbiljno kao i drugim procesima u firmi.
– Sastanci omogućavaju lakše i brže prenošenje informacija. Na sastanku, svi njegovi učesnici okupljeni su na istom prostoru, u isto vrijeme.
Na taj način se povećava šansa da su sve važne informacije stigle do onih kojima su namijenjene.
Nema stvari poput „nije mi stigao mail“ ili „nešto se prekida veza, pozvaću te kasnije“.
Sastanci omogućavaju kontakt uživo
To znači da se komunikacija podjednako odvija na verbalnom i na neverbalnom.
Ne samo da možete da čujete šta drugi govore, već možete da ispratite i prateću neverbalnu komunikaciju, što je kod pisane komunikacije gotovo nemoguće, dok je kod usmene djelomično.
Na ovaj način možete provjeriti da li neverbalna poruka dopunjava verbalnu ili je s njom u suprotnosti.
Sastanci doprinose osjećaju pripadnosti
Kada se cijeli tim okupi u jednoj prostoriji, to može biti rijetka prilika da su svi zapravo na okupu.
Uključivanjem svih prisutnih u ono što je tema sastanka može u njima potaći osjećaj pripadnosti – timu, pa i firmi samoj.
Taj osjećaj je mnogo snažniji na sastanku nego kada zaposleni sjedi sam u kancelariji i izvršava svoje dnevne obaveze.
Sastanci mogu da poboljšaju efikasnost komunikacije
S obzirom na to da na sastanku najčešće jedna osoba govori, a druge je slušaju i tako u krug, na ovaj način jedna informacija istovremeno i sasvim sigurno stiže do svih učesnika u komunikaciji.
Ne morate da razmišljate o tome da li je neko primio poruku, video mail i dobio važno obavještenje. Samim tim što je prisutan na sastanku informacija koja se govori do njega je stigla.
Sada kada znamo šta sve sastanci mogu da donesu, ne samo po pitanju problema koji se rješava ili teme o kojoj se razgovara, postavlja se pitanje:
Kako organizovati konstruktivan sastanak ?
Evo nekoliko smjernica koje podjednako mogu biti od koristi kako onome ko sastanak organizuje, tako i onima koji će na njemu učestvovati.
Pripremite se za sastanak
Za sastanak je neophodno pripremiti se, kako biste bili sigurni da ste postavili sva važna pitanja.
Zato je prije sastanka potrebno sjesti i razmisliti o tome šta je tema sastanka, da li postoji i kakav je dnevni red, te šta je ono što želite od sastanka da dobijete.
Zato je neophodno sva pitanja i teme zapisati, kako se one do sastanka ne bi zaboravile ili previdjele.
Blagovremeno obavještavanje
Sve učesnike sastanka potrebno je na vrijeme obavijestiti kada i gdje će se sastanak održati, a zatim od njih tražiti da potvrde svoje prisustvo.
Tako ćete imati evidenciju prisutnih, a danas je to lakše nego ikada – ljudi mogu samo da kliknu na jedan link iz mail koji ste im poslali i na taj način da se prijave kao učesnici sastanka.
U zavisnosti od veličine sastanka, odnosno od broja prisutnih, vodite računa da sastanak ne bude organizovan danas za sutra (izuzev onih koji su hitni ili je njihova tema neki aktuelan i važan problem), već planirajte unazad najranije tri dana.
Nemojte zakazivati sastanak ni previše vremenski daleko – sedmica dana je optimalan period, ali sami procijenite kojom brzinom se stvari u vašem kolektivu odvijaju i shodno tome planirajte sastanak.
Na sastanku je veoma važno zapisivati
Ne morate zapisivati sve, a dobar dio današnjih sastanaka se snima, pa se uvijek možete vratiti unazad i preslušati snimak ako vam je nešto promaklo.
Zapisivanje se odnosi na neke vaše utiske, ideje koje su se u međuvremenu pojavile, dogovorene rokove i sve ono što smatrate važnim kako bi sastanak bio konstruktivan.
Periodični sastanci sa timom
Preporučljivo je da se timovi u okviru jedne firme periodično okupljaju i diskutuju o aktuelnim zadacima, problemima i idejama.
Također, na ovaj način oni mogu razmjenjivati ideje i informacije u prostoru i vremenu koji je namijenjen isključivo tome, a ne između dva telefonska poziva ili druga dva sastanka.
Na primjer, redovan sastanak jednom sedmično, gdje bi se svi okupili i razgovarali o onome čime se trenutno bave može da učini mnogo za radnu efikasnost, protok informacija, ali i već pominjani osjećaj pripadnosti.
Dnevni red
Dobar sastanak mora da ima unaprijed osmišljen dnevni red. Bez dnevnog reda ili plana izlaganja, to neće biti sastanak već ćaskanje. Nema ništa loše u vezi s ćaskanjem, ali ćaskanje nije sastanak.
Zato unaprijed osmislite dnevni red i zajedno sa pozivom za sastanak dostavite ga svima koje ste pozvali na sastanak, ostavljajući otvorenu opciju da i sami, ako za tim imaju potrebe, dodaju neke tačke postojećem dnevnom redu.
Vodite računa o zapisniku sa sastanka
Nakon što se sastanak završi, delegirajte nekome da sačini zapisnik sa sastanka ili to učinite sami. Zatim svima pošaljite zapisnik, sa također otvorenom opcijom da drugi dodaju svoje utiske ili zadatke.
Zapisnik treba da bude jasno strukturisan, s podacima o tome kada i gdje je sastanak održan, ko je prisustvovao, kakav je bio dnevni red i koje teme je pokrivao, kao i šta je dogovoreno, odnosno šta su zaključci sa sastanka.
Praćenje “follow up”
Ili follow-up podrazumijeva da se onime što je na sastanku dogovoreno bavite i neko vrijeme nakon sastanka.
Tako, na primjer, ako je dogovoreno da se neki zadatak izvrši u roku od dvije sedmice, poslije te dvije sedmice možete da se vratite na prvobitni dogovor sa sastanka (a ako imate zapisnik, imat ćete i originalni dogovor pred sobom) i vidite šta je urađeno tokom dvije sedmice.
Naravno, to možete čini i prije isteka roka, kako biste bili sigurni da se stvari odvijaju po planu. Napravite procjenu da li se stvari odvijaju kako je planirano.
Ako je to slučaj, zabilježite svoje utiske o izvršavanju zadataka (vi ili onaj kome je delegirano da radi praćenje) i o načinima za poboljšanje sadašnjih metoda.
Ako se rok probije ili se pojave problemi na koje niste računali, i to zapišite i napravite od toga temu za sljedeći sastanak, fokusirajući se na razloge zašto se plan ne sprovodi prema utvrđenom rasporedu, koji su uzroci i kako planirate njima da se bavite.